Quy trình dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng tại Ford Bình Định

 

Quy trình dịch vụ tiêu chuẩn Ford toàn cầu Quality Care Service được áp dụng tại tất cả các đại lý ủy quyền. Hàng năm, Ford tổ chức đánh giá và củng cố việc tuân thủ quy trình tại đại lý nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cao nhất. Đại lý ô tô Ford Bình Định là đại lý ủy quyền của Ford Việt Nam nên đảm bảo quy trình Quality Care Service Dưới đây là quy trình dịch vụ sửa chữa 12 bước đạt chuẩn tại Đại lý Ford Bình Định nhằm để quý khách hiểu rõ quy trình khi đưa xe đến đại lý bảo dưỡng hoặc sữa chữa chiếc xế yêu của mình. 1.CHỦ ĐỘNG LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG 1a. Khách hàng xe mới 1b. Khách hàng dịch vụ Cập nhật thông tin khách hàng từ phiếu sửa chữa vào hồ sơ khách hàng Lên danh sách khách hàng cần liên hệ định kỳ ba tháng một lần Sử dụng kịch bản điện thoại liên hệ khách hàng ( Nếu không liên hệ được với khách hàng sau ba lần gọi thì gửi thư giải thích và nhắc nhở khách hàng bảo dưỡng định kỳ) Lưu giữ thông tin cho báo cáo dịch vụ hàng tuần 2. LÊN LỊCH HẸN GẶP KHÁCH HÀNG Chào đón và tìm hiểu thông tin khách hàng thiết lập cuộc hẹn Chuẩn bị cho ngày kế tiếp 3. QUY TRÌNH KIỂM TRA XE CÙNG KHÁCH HÀNG Cố vấn dịch vụ chuẩn bị đón tiếp khách hàng đến làm dịch vụ Cố vấn dịch vụ chào đón khách hàng Cố vấn dịch vụ kiểm tra xe cùng quý khách 4. QUY TRÌNH GIÁ DỊCH VỤ Cố vấn dịch vụ xác định công việc sửa chữa Cố vấn dịch vụ tư vấn khách hàng công việc sửa chữa Cố vấn dịch vụ hoàn tất phiếu sửa chữa 5. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 5a. Cố vấn dịch vụ đưa Khách Hàng đến khu vực chờ Cung cấp các thông tin về phương tiện xe thay thế ( Xe taxi, xe buýt, dịch vụ cho thuê xe…) nếu khách hàng muốn có phương tiện thay thế Cung cấp các thông tin hữu ích cho quý khách : Chương trình khuyến mãi bán hàng, dịch vụ. Nếu khách hàng thực sự quan tâm đến xe mới hoặc accessories thì cố vấn dịch vụ nên thông báo cho Tư vấn bán hàng hoặc nhân viên phụ tùng để tư vấn cho khách hàng. Ngược lại nếu họ không thật sự quan tâm thì điều này có thể làm họ không hài lòng Khách hàng phải được phục vụ sách báo, nước uống, phòng ngồi nghỉ đảm bảo thoáng mát lịch sự 5b. Yêu cầu đối với khu vực chờ Phải có người thường xuyên giữ cho khu vực chờ được sạch sẽ, gọn gàng Báo chí phải được cập nhật thường xuyên Tivi phục vụ khách hàng, chiếu phim quảng cáo sản phẩm Điện thoại nội hạt Các thông tin về chương trình khuyến mãi, các hướng dẫn sử dụng xe, các catalogue xe Ford các loại 6. LÊN KẾ HOẠCH XƯỞNG 6a. Cố vấn dịch vụ chuẩn bị lên kế hoạch sửa chữa Sau khi hoàn tất Phiếu sửa chữa (RO) Cố vấn dịch vụ đặt RO lên bảng kế hoạch xưởng cùng với các tài liệu phù hợp như Phiếu kiểm tra bảo dưỡng, hồ sơ về lịch sử sửa chữa xe và các thông tin ghi chú cần thiết Khi có sửa chữa phản tu thì cần phải ghi chú lên phiếu sửa chữa để những người liên quan tham gia vào qui trình sửa chữa phản tu. 6b. Cố vấn dịch vụ lên kế hoạch sửa chữa Cố vấn dịch vụ đặt thanh chỉ thị giờ cho Kỹ Thuật Viên kế tiếp chỉ thị thời gian bắt đầu công việc mong muốn và thời gian hoàn tất công việc mong muốn Lên kế hoạch công việc phù hợp với với khả năng của Kỹ Thuật Viên là người có kỹ năng để thực hiện công việc và hoàn tất công việc trước thời gian giao nhận xe Giữa mỗi công việc sửa chữa phải có 15 phút dự phòng cho bất kỳ sự vượt thời gian nào mà không được biết trước. Như vậy công việc kế tiếp Kỹ Thuật Viên sẽ có thời gian bắt đầu công việc mong đợi muộn hơn thời gian hoàn tất công việc mong đợi của công việc trước là 15 phút 6c. Kỹ thuật viên nhận phiếu sửa chữa và thực hiện công việc Kỹ Thuật Viên nhận RO trên bảng Kế Hoạch Xưởng kiểm tra RO, xem thời gian bắt đầu và kết thúc trên bảng Kế Hoạch Xưởng Thông báo cho Cố vấn dịch vụ nếu thời gian bắt đầu sớm hơn hoặc muộn hơn 15 phút để cố vấn dịch vụ điều chỉnh lại thời gian trên bảng kế hoạch xưởng. Thông báo ngay cho cố vấn dịch vụ nếu thời gian sửa chữa vượt quá thời gian sửa chữa đã lên kế hoạch. để cố vấn điều chỉnh lại bảng kế hoạch xưởng như phân công công việc kế tiếp của Kỹ Thuật Viên này cho Kỹ Thuật Viên khác. Ngay sau khi hoàn tất công việc Kỹ Thuật Viên phải đưa RO lên phần kiểm tra cuối cùng. Và cần phải thông báo cho cố vấn dịch vụ ngay nếu cần cập nhật thông tin lên bảng kế hoạch xưởng. 6d. Cố vấn dịch vụ sử dụng bảng kế hoạch xưởng Tất cả công việc bắt đầu đúng thời gian Tất cả công việc kết thúc đúng thời gian Nếu khả năng của xưởng không còn và tất cả các công việc đã lên lịch không thể hoàn tất đúng thời gian thì cố vấn dịch vụ chọn một công việc sửa chữa phù hợp để lên lịch lại cho ngày kế tiếp sau khi đã thoả thuận với khách hàng 7. THÔNG TIN BỘ PHẬN PHỤ TÙNG VÀ CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỤ TÙNG 7a. Cố vấn dịch vụ phân phối phiếu sửa chữa đến bộ phận phụ tùng Cố vấn dịch vụ chuyển phiếu sửa chữa (đơn hàng phụ tùng) đến bộ phận phụ tùng để đặt hàng phụ tùng sửa chữa Nếu tất cả phụ tùng yêu cầu là sẵn có, bộ phận phụ tùng chuẩn bị sẵn phụ tùng Nếu phụ tùng không có, bộ phận Phụ Tùng thông báo ngay cho cố vấn dịch vụ và cố vấn dịch vụ thông báo ngay cho khách hàng và giải quyết tình huống. Hoặc là bắt đầu công việc sửa chữa và đợi phụ tùng thiếu về hoặc là tạm dừng công việc sửa chữa và chờ phụ tùng về Yêu cầu của đơn hàng phụ tùng phải chuyển trực tiếp đến ngay cho bộ phận phụ tùng khi khách hàng đang còn ở tại đại lý để tránh khách hàng không hài lòng vì lý do không có phụ tùng 7b. Bộ phận phụ tùng chuẩn bị trước phụ tùng Nhân viên phụ tùng đến lấy các phụ tùng theo yêu cầu của đơn hàng Đặt phụ tùng vào trong giỏ đựng phụ tùng, phụ tùng đã được chuẩn bị sẵn được đặt ở khu vực giao nhận phụ tùng Nhiều phụ tùng có thể được chuẩn bị sẵn trước. Đối với việc bảo dưỡng định kỳ với số lượng lớn, bộ phận phụ tùng có thể chuẩn bị trước ” Những gói bảo dưỡng” ( Bảo dưỡng 5000km, 10000km…) và lưu giữ cho việc sử dụng trong tương lai Để tránh nhầm lẫn Phiếu sửa chữa ( liên xanh) được đặt trong giỏ phụ tùng đã được chuẩn bị sẵn để Kỹ Thuật Viên đối chiếu khi nhận Phụ Tùng 7c. Kỹ thuật viên nhận phụ tùng Khi cần phụ tùng cho công việc sửa chữa thì đến lấy phụ tùng ở khu vực giao nhận phụ tùng, ký nhận với bộ phận phụ tùng theo đúng những phụ tùng cần thiết cho nội dung sửa chữa của mình Nếu phụ tùng không cần thiết cho việc sửa chữa Kỹ Thuật Viên trả lại phụ tùng cho bộ phận phụ tùng. Bộ phận phụ tùng xoá phụ tùng nợ trên phiếu sửa chữa và cất vào chỗ cũ. 7d. Phụ tùng phát sinh Đối với công việc phát sinh thực hiện theo thủ tục như sau: Khi có công việc phát sinh Kỹ Thuật Viên thông báo ngay cho cố vấn dịch vụ Cố vấn dịch vụ thông báo cho khách hàng về chi phí và thời gian của bất kỳ công việc sửa chữa phát sinh và nhận được sự chấp thuận của khách hàng để tiến hành sửa chữa. Cố vấn dịch vụ cập nhật phát sinh lên phiếu sửa chữa và ghi lại sự chấp thuận của khách hàng lên phiếu sửa chữa Cố vấn dịch vụ lên lại kế hoạch xưởng Kỹ Thuật Viên nhận phụ tùng đã được chuẩn bị sẵn ( Phụ tùng phát sinh) và bắt đầu công việc sửa chữa 7e. Phụ tùng đặt hàng khẩn cấp Ngay khi nhận được đơn hàng phụ tùng khẩn cấp, Phụ tùng phải được chuẩn bị sẵn, được đánh dấu mã công việc và chuyển ngay ra khu vực giao nhận để chờ Kỹ Thuật Viên đến nhận Bộ phận Phụ Tùng phải thông báo ngay cho cố vấn dịch vụ khi phụ tùng đến Cố vấn dịch vụ lên kế hoạch sửa chữa ngay 8. QUY TRÌNH PHIẾU SỬA CHỮA VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC 8a. Kỹ thuật viên nhận phiếu sửa chữa trên bảng kế hoạch xưởng và chuẩn bị sửa chữa Kỹ thuật viên nhận phiếu sửa chữa trên bảng kế hoạch xưởng Xem xét giờ bắt đầu và giờ kết thúc trên bảng Bấm giờ bắt đầu trên phiếu sửa chữa, Nếu giờ bắt đầu sớm hơn hoặc muộn hơn 15 phút so với giờ bắt đầu trên bảng kế hoạch xưởng thì phải thông báo cho Cố vấn dịch vụ Kỹ thuận viên nhận phụ tùng đã được chuẩn bị trước ( Ký nhận phụ tùng) Nhận xe, phủ vè xe, vô lăng, ghế lái và bắt đầu công việc sửa chữa 8b. Kỹ thuật viên bắt đầu công việc sửa chữa Sử dụng các dụng cụ, thiết bị chẩn đoán như WDS, NGS ( Nếu cần) Sử dụng các tài liệu hướng dẫn sửa chữa như: sách hướng dẫn sửa chữa, các tập san kỹ thuật (TSB) hướng dẫn sửa chữa, Phiếu kiểm tra hoặc thảo luận với quản đốc phân xưởng về phương pháp sửa chữa (nếu không hiểu rõ nội dung sửa chữa hoặc gặp những sự cố chưa có phương pháp sửa chữa) Trong quá trình sửa chữa Kỹ Thuật Viên phải đánh dấu vào những mục đã hoàn thành để dễ dàng trong việc kiểm tra Nếu có phát sinh thì Kỹ Thuật Viên phải thông báo ngay cho cố vấn dịch vụ hoặc quản đốc xưởng và quản đốc xưởng phải thông báo lại ngay cho cố vấn dịch vụ Nếu Kỹ Thuật Viên sửa chữa không kịp thời gian giao xe đã cam kết với khách hàng được ghi trên phiếu sửa chữa thì phải thông báo ngay cho Cố vấn dịch vụ Kỹ thuật viên kiểm tra lại các công việc đã sửa chữa, tháo bao che và kết thúc các công việc sửa chữa được giao. 8c. Kết thúc công việc sửa chữa Kỹ Thuật Viên cho phụ tùng đã thay thế vào bao và trả lại cho Khách Hàng ( đặt ở trước ghế phụ) nếu hhách hàng yêu cầu trả lại phụ tùng thay thế ( được ghi trên phiếu sửa chữa). Nếu không phụ tùng cần được loại bỏ Sau khi Kỹ Thuật Viên hoàn tất công việc thì bấm giờ kết thúc công việc và đưa phiếu sửa chữa vào phần kiểm tra cuối cùng trên bảng kế hoạch xưởng. Nếu giờ kết thúc sớm hơn giờ kết thúc trên bảng kế hoạch xưởng thì Kỹ Thuật Viên phải thông báo cho cố vấn dịch vụ biết Nếu chiếc xe cần được kiểm tra trên đường (Theo yêu cầu của khách hàng hoặc để thử lại kết quả sửa chữa) thì cần phải thông báo cho cố vấn dịch vụ để phân công người thực hiện việc thử xe trên đường theo đúng thủ tục và quy định đã được đề ra 8d. Rửa xe sau khi sửa chữa Sau khi xe được sửa chữa xong thì quản đốc xưởng giao xe cho bộ phận rửa xe để rửa xe và làm sạch Nhân viên rửa xe có nhiệm vụ rửa bên ngoài xe, làm sạch tapi sàn (giũ sạch), gạt tàn thuốc Sau khi hoàn tất việc rửa xe, nhân viên rửa xe đưa xe đến chỗ đậu xe và giao chìa khoá lại cho cố vấn dịch vụ Cố vấn dịch vụ thực hiện công việc kiểm tra cuối cùng 9. HOÀN TẤT PHIẾU SỬA CHỮA VÀ XUẤT HOÁ ĐƠN 9a. Cố vấn dịch vụ thực hiện kiểm tra cuối cùng Cố vấn dịch vụ thực hiện kiểm tra cuối cùng khi phiếu sửa chữa được hoàn tất và đưa vào mục kiểm tra cuối cùng trên bảng kế hoạch xưởng nhằm bảo đảm Tất cả các công việc đã được thực hiện Việc kiểm tra trên đường đã được thực hiện ( nếu có) Xe đã được làm sạch ( Làm sạch bên ngoài (rửa bên ngoài), tapi sàn, gạt tàn thuốc) 9b. Chuẩn bị hoá đơn Cố vấn dịch vụ giao một liên của RO (liên trắng) cho bộ phận thu ngân để chuẩn bị hoá đơn trước Hoá đơn phải có tổng chi phí sửa chữa bằng với tổng chi phí trên RO và giá đã thoả thuận với khách hàng trước đây 9d. Cố vấn dịch vụ chuẩn bị giao xe cho Khách Hàng Cố vấn dịch vụ tập hợp tất cả các tài liệu liên quan để chuẩn bị giao xe cho khách hàng như : Hoá đơn Phiếu sửa chữa Phiếu kiểm tra bảo dưỡng Sổ tay bảo dưỡng của Khách Hàng 10. THÔNG TIN KHACH HÀNG VÀ GIAO TRẢ XE 10a. Cố vấn dịch vụ thông báo với Khách Hàng Cố vấn dịch vụ thông báo với quý khách là xe đã được chuẩn bị sẵn cho việc giao nhận, đồng thời cũng xác nhận lại với khách hàng các thông tin như sau: Tất cả các công việc đã được thực hiện Tổng chi phí trên hoá đơn bằng với giá đã thoả thuận trước đây với quý khách Xe sẵn sàng tại thời điểm giao như đã thỏa thuận 10b. Cố vấn dịch vụ chào đón khách hàng và giao xe Chào khách hàng bằng tên Giải thích chi tiết cho khách hàng về công việc đã được thực hiện Đề cập đến giá sửa chữa và thời gian hoàn tất như đã thoả thuận Giải thích về bảo hành ( nếu có ) Nhấn mạnh với khách hàng về những công việc cần làm trong tương lai, lần dịch vụ kế tiếp Thể hiện cho khách hàng biết chiếc xe đã được thử trên đường (nếu có) Thể hiện cho khách hàng thấy xe đã được làm sạch và kiểm tra Giải thích cho khách hàng tất cả các mục được kiểm tra và phát hiện ra hư hỏng là đã được sửa chữa Nhấn mạnh những điểm tích cực của chiếc xe Cố vấn dịch vụ hỏi khách hàng có muốn xem phụ tùng đã được thay thế Thông báo cho Khách Hàng nhân viên DCRC sẽ gọi điện thoại cho khách Hàng từ 3 đến 5 ngày sau và hỏi xem là thời gian nào là thuận tiện nhất và cập nhật thông tin đó lên hồ sơ khách hàng để nhân viên DCRC tiện theo dõi 10c. Cố vấn dịch vụ cảm ơn Khách Hàng Đưa khách hàng đến bàn thanh toán tiền Cảm ơn khách hàng 10d. Cố vấn dịch vụ cập nhận thông tin Cố vấn dịch vụ cập nhật thông tin lên hồ sơ sửa chữa xe của Khách Hàng Bất kỳ các công việc trong tương lai nào đã được xác định phải được ghi lại trong hồ sơ thông tin của quý khách hàng để theo dõi cho lần dịch vụ kế tiếp 11. LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG SAU DỊCH VỤ 11a. DCRC chuẩn bị liên hệ Khách Hàng sau dịch vụ Nhận phiếu sửa chữa ( Phiếu sửa chữa đóng) từ cố vấn dịch vụ Cập nhật thông tin lên phiếu theo dõi khách hàng sau dịch vụ 11b. DCRC gọi điện liên hệ Khách Hàng sau dịch vụ Mỗi khách hàng phải được theo dõi trong vòng từ ba đến năm ngày làm việc kể từ ngày nhận xe sau khi đã sửa chữa xong DCRC phải sử dụng kịch bản đã được thiết kế sẵn trên Phiếu theo dõi Khách Hàng sau dịch vụ, bao gồm 12 câu hỏi. DCRC phải ghi lại vắn tắt, đầy đủ và chính xác những thông tin, khiếu nại của khách hàng DCRC tránh hỏi khách hàng về những câu hỏi liên quan đến kết quả kỹ thuật của công việc sửa chữa vì điều này có thể làm tăng sự ghi ngờ của khách hàng về khả năng kỹ thuật của Đại lý Không bao giờ được chuyển máy từ nhân viên này sang nhân viên khác trong suốt quá trình cuộc gọi theo dõi Nếu cuộc gọi được thực hiện, thì phải ghi lại ngay thông tin trên Phiếu theo dõi khách hàng sau sửa chữa DCRC cập nhật khiếu nại của khách hàng, lên Báo cáo giải quyết khiếu nại khách hàng và chuyển toàn bộ hồ sơ ( Lịch sử sửa chữa xe của khách hàng, Phiếu sửa chữa, Phiếu theo dõi Khách Hàng sau sửa chữa) của khách hàng khiếu nại đến cho trưởng phòng dịch vụ để giải quyết 11c. DCRC gửi thư cho Khách Hàng sau ba lần liên hệ không thành công DCRC phải gửi thư cho khách hàng sau ba lần gọi không thành công vào các thời điểm khác nhau trong ngày Hoặc nếu DCRC không thể thực hiện được cuộc gọi thì phải gửi thư cho khách hàng Nếu thư đã được gửi thì phải ghi chú lại trên Phiếu theo dõi khách hàng sau sửa chữa Cập nhật thông tin khi nhận được thư của khách hàng gửi trả. 12. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG 12a. DCRC chuyển toàn bộ kết quả theo dõi đến cho Trưởng phòng dịch vụ Trưởng phòng dich vụ quyết định ai sẽ là người sẽ giải quyết những khiếu nại của khách hàng để bảo đảm 100% Khách Hàng hài lòng : Giám đốc đại lý Cố vấn dịch vụ Hoặc bản thân trưởng phòng dịch vụ 12b. Giải quyết khiếu nại của khách hàng DCRC cung cấp cho những người được bổ nhiệm để giải quyết khiếu nại của Khách Hàng Báo cáo giải quyết khiếu nại của khách hàng và Phiếu sửa chữa tương ứng Các cá nhân được bổ nhiệm nên có một quy trình giải quyết phù hợp để bảo đảm 100% hài lòng của khách hàng Tất cả các biện pháp giải quyết phải được ghi lại một cách vắn tắt, đầy đủ và rõ ràng trên Báo cáo giải quyết khiếu nại khách hàng Tất cả các Báo cáo giải quyết khiếu nại khách hàng phải được giao trở lại cho trưởng phòng Dich Vụ sau khi đã giải quyết xong khiếu nại của khách hàng Sau đó DCRC phải gọi lại cho khách hàng để bảo đảm khách hàng hoàn toàn hài lòng 12c. Biện pháp phòng tránh Trong các cuộc họp hàng tuần Trưởng phòng dịch vụ đưa Báo cáo giải quyết khiếu nại khách hàng ra để thảo luận và đưa ra các biện pháp phòng tránh cũng như rút ra bài học kinh nghiệm để tránh lập lại khiếu nại đó của khách hàng một lần nữa Tất cả các báo cáo liên quan phải được lưu thành hồ sơ để tham khảo.

Làm thế nào mua ôtô khi phải cách ly xã hội?

Nếu cần xe, sẵn tài chính hãy cứ mua, vì sẽ rất khó đoán định biến động của thị trường trong và sau mùa dịch

Các showroom không mở cửa, tuy vậy khách hàng có thể làm các  thủ tục mua bán online và hẹn giao xe tại nhà để sở hữu chiếc xe theo mong muốn. Theo yêu cầu của cơ quan chức năng, các đại lý, showroom ôtô đều đóng cửa. Tuy vậy, thực tế vẫn có người trực bên trong, để tiếp khách hoặc tư vấn và làm các thủ tục liên quan, đối với khách mua online. Các bước mua ôtô nếu khách hàng không muốn tới nơi đông người trong mùa dịch của đại lý ô tô Ford Bình Định Bước 1: Tìm hiểu thông tin xe trên các phương tiện truyền thông. Khách hàng nên thu thập càng nhiều vấn đề về xe càng tốt, như các bài đánh giá, so sánh, kinh nghiệm sử dụng. Bên cạnh đó cần biết rõ các chính sách bán hàng, ưu đãi giá... của các đại lý. Bước 2: Sau khi đã khoanh vùng được mẫu xe ưng ý, tiến hành gọi điện cho nhân viên bán hàng để yêu cầu được chạy thử. Hiện nhiều đại lý có dịch vụ mang xe tới tận nhà cho khách chạy thử.  Bước 3: Nếu đã quyết một mẫu xe nào đó sau khi chạy thử, tiến hành yêu cầu làm hợp đồng online. Khách hàng cần kiểm tra kỹ, đọc tất cả các nội dung ở các văn bản trong hợp đồng mua bán xe.  Bước 4: Đặt cọc. Vì không tiếp xúc nên khoản cọc sẽ được thanh toán qua hình thức chuyển khoản qua các ngân hàng .  Ủy Nhiệm chi của ngân hàng khi giao dịch mua xe  Bước 5: Nhận xe. Khách hàng nên chọn phương thức giao xe và giấy tờ tại nhà. Khi đã nhận xe, khách mới thanh toán hoặc tuỳ thuộc vào yêu cầu mức thanh toán trước khi giao xe của từng đại lý.  Giao xe tại nhà trong mùa dịch. Người mua ô tô Ford có thể vào trực tiếp website https://fordbinhdinh.net hoặc liên hệ Hotline Ford Bình Định : 0939484879 để được tư vấn và hỗ trợ tài chính khi mua xe tại Dana Ford Bình Định